Ekoffice
Aplikace pro inteligentní plánování auditů, optimalizaci tras a efektivní řízení kapacit
Plánování, které drží pohromadě termíny, lidi i místa
Plánování auditů není jen o výběru data. U každé provozovny je potřeba vědět, jaké kontroly se mají provést, jak dlouho trvají a kdy se mají opakovat. Do toho vstupují auditoři, jejich pracovní doba, kapacity, oblasti působení i přejezdy mezi jednotlivými místy. Aplikace celý proces sjednocuje do jednoho prostředí. Manažer má na jednom místě provozovny, typy auditů, auditory, stav měsíce i návrhy tras, takže může plánování řídit přehledně a s ohledem na všechny důležité souvislosti.
Od seznamu auditů k optimalizovanému měsíčnímu plánu
Hlavní částí řešení je automatický plánovací modul, který z dostupných dat připravuje návrh měsíčního harmonogramu. Systém vyhodnocuje, které audity je potřeba naplánovat, komu je vhodné je přiřadit a jak je seskupit do tras tak, aby na sebe v rámci dne dávaly smysl. Nejde tedy jen o automatické vložení termínů do kalendáře. Aplikace při návrhu pracuje s kapacitami auditorů, délkou auditů, četností kontrol i vzdálenostmi mezi provozovnami.
Optimalizace tras pomocí dat, map a AI
Součástí aplikace je práce s mapovými podklady a routingem. Systém při plánování zohledňuje nejen dostupnost auditorů, ale také polohu provozoven a návaznost jednotlivých návštěv. Díky tomu lze audity skládat do tras podle regionu, vzdáleností a časové náročnosti. Manažer vidí plán v kalendáři i na mapě a může rychle posoudit, jestli denní rozvrh dává smysl i v reálném provozu.
Přehled měsíce pro rychlou kontrolu plánu
Aplikace na jednom místě ukazuje, kolik auditů je naplánováno, co čeká na potvrzení, co už bylo provedeno a které položky je potřeba ještě dořešit. Manažer tak získává rychlý obraz o stavu plánování bez nutnosti procházet jednotlivé dny nebo provozovny samostatně. Přehled pomáhá držet celý měsíc pod kontrolou i ve chvíli, kdy se pracuje s větším množstvím auditorů, termínů a provozoven.
Změny termínů bez ztráty přehledu nad plánem
V terénním provozu se změnám nejde vyhnout. Audit se může přesunout, termín nemusí vyhovovat nebo je potřeba upravit už připravený harmonogram. Aplikace proto počítá i s přesuny termínů. Při změně systém pomáhá manažerovi najít vhodná alternativní okna s ohledem na existující plán, kapacity auditorů a návaznost tras. Úprava jednoho auditu tak nemusí znamenat ruční přeplánování celého měsíce.
Výsledek: Více času na řízení provozu, méně času nad plánováním
Klient získal software na míru, který zjednodušuje jednu z časově náročných částí provozu. Aplikace pomáhá rychleji připravovat měsíční harmonogramy, lépe pracovat s kapacitami auditorů a udržet přehled nad tím, co je naplánováno, potvrzeno nebo potřeba dořešit. Čas, který dříve zabíralo skládání termínů, kontrola kapacit a hledání vhodných tras, může tým využít tam, kde je potřeba osobní komunikace, kontrola kvality a operativní rozhodování.
Jsem maximálně spokojen s vývojem naší aplikace Ekoffice, které předcházela velmi dobrá přípravná fáze. Rád bych vyzdvihl proaktivní přístup v průběhu vývoje, příjemné a konstruktivní jednání i schopnost rychle reagovat na naše potřeby.
